La présente politique explique la manière dont l’Université Polytechnique Hauts de France (UPHF – Campus du Mont Houy, 59313 Valenciennes Cedex 9) agissant en sa qualité de responsable de traitement, traite les données à caractère personnel dans le cadre du présent site internet.
Elle est amenée à être mise à jour régulièrement.
Les données personnelles vous concernant, font l’objet d’un traitement automatisé conforme au règlement européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques du traitement des données à caractère personnel (RGPD), et à la loi « Informatique et libertés » n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.
Le présent site internet recueille vos données personnelles afin de répondre à vos demandes de contact aux fins de réserver un espace à l’UPHF pour vos évènements, forum et réunions professionnelles. Les traitements impliquent la correspondance email et téléphonique si vous y consentez, la contractualisation, la réalisation de statistiques et le suivi de votre navigation.
Si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont sont utilisées vos données personnelles, nous vous invitons à ne pas utiliser ce site ni fournir vos données personnelles par l’intermédiaire de ce site.
Lorsque cela est nécessaire, les informations obligatoires ou facultatives seront clairement indiquées.
Base légale du traitement
Les traitements sont basé sur la réalisation de mesures pré-contractuelles et contractuelles pour les formulaires et échanges sur espaces mis à votre disposition. Le rappel téléphonique ainsi que le traitement de vos données de navigation sont soumis à votre consentement.
Données personnelles utilisées
Les données qui seront utilisées sont notamment :
- Vos données de contact: nom, prénom, email , téléphone
- Vos informations recueillies dans les formulaires : structure, sujet, message, espace, dates et horaires, jauge de personnes, billetterie
Lors de vos réponses aux questions libres, merci de n’indiquer que des éléments objectifs et non insultants. Nous vous recommandons de ne pas fournir de données personnelles ni de données pouvant se rapporter à vos informations médicales, vos convictions philosophiques ou religieuses, votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, votre vie sexuelle ou orientation sexuelle, votre appartenance syndicale, vos données génétiques ou biométriques, d’éventuelles condamnations pénales ou infractions.
Durée de conservation des données
Les données de demande de contact qui n’ont pas abouti à la signature d’un contrat de mise à disposition d’espace sont conservées 3 ans après le dernier contact en base active.
Les contrats sont conservés 10 ans en base active.
Puis les données seront traitées conformément aux règles applicables aux archives publiques.
Destinataire des données
L’accès aux données se fera sur un espace sécurisé par les responsables projet exerçant au sein de l’UPHF et son sous-traitant Valutec habilités par le responsable de traitement. Toutes les données seront gardées en France.
Droits sur les données
Vous disposez de plusieurs droits sur les données vous concernant.
L’exercice des droits des personnes au titre du RGPD est conditionné au respect des règles suivantes :
- la demande émane de la personne elle-même ;
- il n’existe aucun doute sur l’identité de la personne faisant la demande. En cas de doute, le délégué à la protection des données pourra solliciter un titre d’identité qui sera détruit 5 jours après la vérification ;
- la demande a été formulée par écrit et est complète.
Vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’un droit à la limitation du traitement de vos données. Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité de vos données ainsi que le cas échéant, votre droit d’opposition et retrait de votre consentement à tout moment sans justification ni conséquence :
– Le droit d‘accès vous permet de demander à consulter les données vous concernant et à en obtenir une copie ;
– Le droit de rectification vous permet de demander de faire corriger les données vous concernant si vous constatez qu’elles contiennent une erreur ;
– Le droit d’opposition vous permet de vous opposer à l’utilisation de ces données. Cette opposition empêche toute utilisation ou conservation de ces données.
– Le droit à l’effacement vous permet de demander que les données vous concernant soient effacées. Il peut être limité par les règles applicables aux archives publiques.
– En parallèle du traitement de votre demande de rectification ou de votre demande d’opposition par exemple, vous pouvez demander à limiter l’utilisation des données vous concernant.
Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de l’UPHF, par tout moyen ou par mail à l’adresse : dpo@uphf.fr.
Après nous avoir contactés, si vous estimez que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 ( https://www.cnil.fr/).
Retrait du consentement
Si vous souhaitez retirer votre consentement, il vous suffit de contacter le responsable du site internet ou le Délégué à la protection des données. Si vous retirez l’un de vos consentements, vos données ne seront plus utilisées dans le cadre de ce consentement.
Mise à jour 02/09/2026